Ein wichtiger Ausgangspunkt für Risikoüberlegungen ist die Projektumweltanalyse. Dabei handelt es sich um eine Betrachtung der Beziehungen zwischen dem Projekt und seinen sozialen Umwelten. Umwelten sind z.B. Kunden, Lieferanten, Behörden, Medien, Mitarbeiter des eigenen Unternehmens etc. Sie alle haben eine Beziehung zum Projekt. Die Gestaltung dieser Beziehungen ist eine wichtige Projektmanagementaufgabe. Potentielle Konflikte (und damit Risiken für das Projekt) können so erkannt werden und man kann Maßnahmen setzen, um dieses Konfliktpotential so klein wie möglich zu halten.

Weitere Projektrisiken lassen sich ebenfalls aus Kontextanalysen (zeitlich, sachlich) ableiten. Folgende Informationsquellen können dazu dienlich sein:

» Projektdokumente

» Ausschreibung, Angebot, Vertrag

» Pflichtenheft, Technische Spezifikationen

» Projektstrukturplan

» Terminplan

» Budget

» Projektorganisation

» Risikotabellen früherer Projekte

» Checklisten

Man wird dabei die erstaunliche Feststellung machen, dass Risiken nur zu einem geringen Teil auf die eingesetzte Technik zurückzuführen sind. Viel weiter vorne in der „Hitliste" stehen Dinge wie:

» Schwierigkeiten bei der Definition der Aufgaben

» Zu wenig Mitarbeit des Projektteams bei der Planung

» Probleme bei der Bildung und Organisation des Teams - Ressourcenprobleme

» Unklare Definition der Teamstruktur, unklare Rollendefinition der Teammitglieder

» Verfrühter bzw. schlecht vorbereiteter Projektstart

» Unfähigkeit den Projektfortschritt zu messen

» Falsche Einschätzung der Abhängigkeiten von anderen Projekten und

Organisationseinheiten

» Schwierigkeiten bei abteilungsübergreifenden Aufgabenstellungen

Organisationskultur

Nach der Identifizierung der Risiken erfolgt im 2. Schritt eine Bewertung der möglichen finanziellen Auswirkungen bei Eintritt des Risikos.

Im 3. Schritt belegt man die identifizierten und bewerteten Risiken mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit. Dabei geht es weniger um die Genauigkeit der Vorhersage sondern um eine Konstruktion von möglichen Szenarien. Wahrscheinlichkeiten können nicht „berechnet" werden, sondern werden aus Erfahrungswerten ermittelt. Man kann sich auch damit begnügen, die Risiken in drei Klassen zu unterteilen:

» 5-15 % Niedrige Wahrscheinlichkeit

» 20-30 % Mittlere Wahrscheinlichkeit

» > 40 % Hohe Wahrscheinlichkeit

Bei Werten, die deutlich über 60% liegen, sollte man überlegen, das Risiko als fixen Aufgaben/Kostenbestandteil in das Projekt hereinzunehmen.

Aufgrund der Bewertung mit Kosten und Wahrscheinlichkeiten kann es in einem Zwischenschritt noch zu einer Auswahl der relevanten Risiken kommen, bevor man im Schritt 5 das Risikobudget errechnet.

Risikobudget = Wahrscheinlichkeit x Potentielle Kosten

Die potentiellen Kosten werden also nicht addiert, sondern erst gewichtet und dann addiert. Risikobudget ist also ein Erwartungswert und entspricht NICHT den möglichen Gesamtkosten, sondern einer statistischen Erwartung über den Projektverlauf.

Präventive und korrektive Maßnahmen

Wenn man Risikomanagement nur bis hierher betreibt, hat man einen wichtigen Faktor außer acht gelassen. Wie bei der Umweltanalyse ist die entscheidende weitere Überlegung, was man nun tun kann, um die Risiken und ihre potentiellen Auswirkungen auf das Projekt zu reduzieren. Es geht also in Schritt 6 und 7 um die Festlegung von präventiven und korrektiven Maßnahmen.

Vorbeugende Maßnahmen sind unmittelbar im Projekt einzuplanen. Die Kosten entstehen unabhängig davon ob das Risiko eintritt oder nicht und werden daher nicht aus dem Risikobudget abgedeckt!

Korrektive Maßnahmen kommen erst dann zum Einsatz, wenn das Risiko trotz aller Bemühungen eingetreten ist. Erst dann wird das Risikobudget zur Abdeckung eventueller Mehrkosten herangezogen.

Der 8. und letzte Schritt schließlich stellt sicher, dass Risikomanagement nicht nur zu Beginn des Projekts (bzw. vor Projektstart) durchgeführt wird, sondern dass all diese Maßnahmen und Betrachtungen natürlich auch einem Controlling unterworfen werden.

Gerade die Erarbeitung von risikosteuernden Maßnahmen und deren Controlling macht den Unterschied zwischen dem „erbsenzählenden" und dem ganzheitlichen Risikomanager aus. Albert Einstein machte einmal eine Aussage über Physik, die man unverändert auf Projekt- und Risikomanagement übertragen kann:

„Es gibt die erstaunliche Möglichkeit, dass man einen Gegenstand mathematisch beherrschen kann, ohne den Witz der Sache wirklich erfasst zu haben"

8 Schritte des Risikomanagements

1. Risiken identifizieren

2. Risiken bewerten

3. Eintrittswarscheinlichkeit zuordnen

4. Risiken auswählen

5, Risikobudget vorsehen

6. Vorbeugende Maßnahmen definieren

7. Korrektivmaßnahmen definieren

8. Risikomanagement & Controlling

Publiziert von: Astrid Holzhauser, holzhauser[a]e-dialog.at