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| Veröffentlicht : November 21, 2007 |
Autor : cbukowski Kategorie : Computer | Bisher gelesen : 1161 |
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In Unternehmen werden täglich hunderte von Dokumenten, Anträgen und Rechnungen erfasst, kopiert, geprüft und verarbeitet. Zeit ist Geld. Schnelle Prozesse gehören zu den Erfolgsfaktoren eines Unternehmens. Um Prüfungen, wie die der Steuerbehörden, bestehen zu können, müssen alle Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Platz sein. So müssen beispielsweise für die Zulassungen in der Pharmaindustrie alle Daten nach einem bestimmten Muster dokumentiert werden. Für eine ISO-9000-Zertifikat muss der Nachweis erbracht werden, dass all das, was die Unternehmen geplant haben, auch so umgesetzt wird. In der Praxis wird oft versucht, sich dieser Herausforderung mit Hilfe von Bearbeitungslisten, Notizzetteln und selbstgemachten Access-Anwendungen zu stellen. Dabei besteht ein großes Risiko. Arbeitsabläufe, sogenannte Workflows, zu definieren und dann in der Organisation zu implementieren, helfen dabei, Effizienz und Sicherheit gleichermaßen zu steigern. Ein Workflowsystem, wie z.B. der Workflow Lotus Notes, ist das zentrale System, das die Prozesse innerhalb der Organisation verwaltet und steuert. Es ermöglicht die Bearbeitung eines Prozesses vom Start (z. B. Auftragserstellung) bis hin zum Ende (z. B. Auslieferung). Zeiten, Entscheidungswege und alternative Bearbeitungsabläufe werden festgelegt, Kontrollprozesse eingeführt und die möglichen Endpunkte des Ablaufes vorgeschrieben. Keine Aufgabe gerät in Vergessenheit, da das System die Termine kennt und bei Abwesenheit eines Bearbeiters entsprechende Eskalationen vornimmt. Das System regelt zeitnah Maßnahmen und Verantwortlichkeiten und ist so ein wichtiges Werkzeug im Rahmen der Compliance-Diskussion. Kurz gesagt - es beantwortet die zentralen Fragen eines Unternehmens: Wer macht was, wann, wie und womit! Komponenten, wie der Workflow Lotus Notes, liefern in einer globalisierten Welt des immer härter werdenden Wettbewerbs das nötige Rüstzeug, um effizient zu reagieren und schnellstmöglich agieren zu können. Christof Bukowski - GEDYS IntraWare GmbH cbukowski@gedys-intraware.de
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